Solicitud de Patrocinio en la Organización de las Pruebas/Eventos Deportivos 2024

Procedimiento para la solicitud de patrocinio en la organización de las pruebas/eventos deportivos programados para el año 2024.

Contenido

1. Objeto.
   1. Requisitos que debe cumplir la asociación/entidad deportiva o particular
2. Criterios de Prioridad.
   1. Criterios de Valoración
   2. Afección al Tráfico
   3. Emplazamiento
   4. Comisión Técnica
3. Descripción del Procedimiento.
   1. Requisitos que debe cumplir la asociación/entidad deportiva o particular

1. Objeto

Con el objetivo de realizar una previsión y por consiguiente un calendario de pruebas/eventos deportivos, se expone el protocolo que debe seguir para solicitar el patrocinio de la Delegación Municipal de Deportes de Marbella en la organización de cualquier prueba o evento deportivo de carácter ocasional o extraordinario.

1.1. Los requisitos que debe cumplir la asociación/entidad deportiva/empresa o particular son los siguientes:

• No estar excluida por sanción al haber incumplido cualquiera de los requisitos o condicionantes establecidos en otros eventos/actividades deportivas anteriores para los que solicitó patrocinio.

De esta forma, el calendario se constituye en una herramienta de coordinación que ayudará a la planificación de la previsión y disponibilidad de los recursos materiales y humanos de los que disponga la Delegación Municipal de Deportes u otros Servicios

Municipales, minimizando el riesgo de incompatibilidad para la celebración del evento por coincidencias con otros análogos o de características similares.

El calendario será elaborado a partir de la comunicación voluntaria de solicitudes presentadas por los organizadores de las pruebas/eventos deportivos.

2. Criterios de Prioridad

La solicitud será evaluada al objeto de valorar su interés y la conveniencia de proceder a tramitar la autorización, teniendo en cuenta por una parte su repercusión positiva sobre el fomento de la práctica deportiva y la promoción de la Ciudad, y por otra las afecciones que supone respecto del tráfico, el transporte público y los restantes usos de los espacios públicos, así como, en general, previa ponderación de todas las circunstancias concurrentes. La evaluación podrá dar lugar al informe favorable o desfavorable respecto de la autorización del evento, así como, en caso de solicitudes incompatibles por resultar coincidentes en tiempo y lugar, a la valoración de las mismas con informe a favor de la autorización más conveniente.

2.1. Criterios de valoración.

Interés deportivo de la prueba/evento deportivo. Se tendrán en consideración las cuestiones siguientes:

• Clasificación de la prueba/evento deportivo, a cuyo efecto se establecen estas categorías, ordenadas de mayor a menor interés según sea,

a. Acontecimiento deportivo oficial.

b. Acontecimiento deportivo no oficial.

• Historial y arraigo del evento.
• Solvencia técnica del proyecto.
• Impacto y repercusión del proyecto en la promoción de la ciudad.
• Ámbito del acontecimiento, sea internacional, nacional, regional o local.
• Número de participantes en la actividad.

2.2. Afección al tráfico.

Se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

• Día o días de la semana y horarios en que se desarrollará el evento, valorando positivamente aquéllos que se alejen de los días y horarios de circulación intensiva.
• Duración total de la prueba, incluyendo tiempos de montaje y desmontaje.
• Afecciones al transporte público, especialmente bus urbano y taxi.
• Afección a los accesos y salidas a centros sanitarios.
• Afección a viales considerados como de gran densidad de tráfico.
• Imposibilidad de compatibilizar el desarrollo de las pruebas deportivas y el tráfico en general en un mismo espacio o colindante.
• Limitación de acceso y salida a la Ciudad.
• Incidencias diversas por posibles coincidencias con obras, otros actos no compatibles, etc.
• Aquellos eventos que afecten a las vías básicas y/o incidan en el transporte público que impliquen una gran afección, se solicitará informe a la Delegación Municipal de Tráfico y Transportes, y en el caso que correspondan se establezcan las medidas que entiendan necesarias.

2.3. Emplazamiento.

El emplazamiento deberá motivarse en la instancia según la necesidad o conveniencia de tal ubicación, lo que será objeto de análisis en la evaluación de la solicitud.

2.4. Comisión Técnica.

La evaluación de las solicitudes será efectuada por una Comisión Técnica constituida al efecto e integrada por personal técnico perteneciente a los servicios municipales que tengan competencia, según las características del evento deportivo. Sin perjuicio de ello, podrán integrarse en la Comisión cuantas personas se entienda oportuno en razón de las cuestiones que deban ser objeto de consideración para la evaluación de determinadas solicitudes.

En el caso de coincidencia de solicitudes para actos cuya realización resulte incompatible, por coincidencia de lugar y fecha u otras causas, efectuará una valoración de tales solicitudes, con informe favorable para la autorización de la más valorada. La Comisión podrá asimismo efectuar sugerencias de emplazamientos o, en su caso, fechas u otras condiciones alternativas en los casos en que las planteadas en la solicitud hayan

motivado el informe negativo. Tales sugerencias serán notificadas al solicitante, quien dispondrá de un plazo de cinco días hábiles para su aceptación o rechazo.

3. Descripción del procedimiento

En este sentido, el organizador deberá formular por registro de entrada, la solicitud de autorización para la organización de una prueba/evento deportivo, y deberá acompañarla de:

• Proyecto/Dossier detallado del evento deportivo para el que se solicita patrocinio. En el que se debe de aportar:
  • Objetivos de la prueba.
  • Descripcion de la prueba.
  • Organizadores.
  • Lugar, fecha y hora de celebracion.
  • Ambito y participantes.
  • Normativa.
  • Inscripción.
  • Categorías.
  • Premios y trofeos.
  • Planos de la prueba (recorridos).
  • Carteleria prevista.
• Presupuesto detallado de la prueba/evento deportivo (en el que se indiquen los gastos y los ingresos previstos para la actividad).
• Certificado de oficialidad del evento, si lo fuese (expedido por la federación deportiva correspondiente).
• Documento acreditativo de la representatividad de quien firma la solicitud, en caso de que no fuera el Presidente de la entidad solicitante.

Además, las entidades deportivas locales deberán acreditar, si aún no lo hicieron:

• Copia del documento que acredita la inscripción de la entidad en el Registro Municipal de Entidades de la Delegación Municipal de Participación Ciudadana del Excmo. Ayuntamiento de Marbella, en el caso de que no lo hayan entregado con anterioridad en esta delegación.
• Copia del acta de la última asamblea en la que se indica la Junta Directiva vigente en el club, en el caso de que no lo hayan entregado con anterioridad en esta delegación.
• Copia de los Estatutos, Acta Fundacional y C.I.F. de la entidad vigente, en el caso de que no lo hayan entregado con anterioridad en esta delegación.

En su defecto, las entidades deportivas locales podrán presentar una declaración jurada de que están inscritas en el Registro Municipal de Entidades y no han sufrido modificación alguna en los datos de la entidad, ni en los estatutos, ni en los Órganos de Representación.

La comunicación previa de la celebración de una actividad/evento deportivo y su inclusión en el calendario de eventos de la Delegación Municipal de Deportes correspondientes al año 2024, no implica, en ningún caso, su inmediata autorización ya que para ello el organizador deberá acreditar la documentación técnica que se le requerirá en el modelo de comparecencia, donde se detallará el tiempo de antelación con el que deberán registrar las determinaciones exigidas para obtener la autorización del evento deportivo, si procede.

4. Plazos de comunicación:

• Los plazos de comunicación para la solicitud de patrocinio en las pruebas/eventos deportivos que tengan programados organizar las entidades deportivas locales para el calendario del año 2024 será el siguiente: del 15 de septiembre de 2023 al 31 de octubre de 2023.
• El calendario se publicará en la página web del Ayuntamiento en el mes diciembre de 2023. Este Calendario es provisional (pendiente de la correspondiente tramitación para la autorización administrativa del evento) y se actualizará con una periodicidad trimestral.
• En el caso de no entregar dicha solicitud, la Delegación de Deportes no garantizará la realización del evento o el suministro del material.

5. Subsanaciones:

• Todas aquellas solicitudes de patrocinio que deban ser subsanadas dispondrán de un plazo de 7 días a contar desde la fecha de recepción de la notificación.

Cualquier subsanación realizada fuera de estos plazos se considerará desestimada.

6. Plazo de contestación:

• Una vez recibidas las solicitudes de patrocinio, y las posibles subsanaciones requeridas, la Delegación Municipal de Deportes realizará la contestación a dicha solicitud en un plazo de 15 días.

7. Lugar de entrega:

Todas las solicitudes deberán entregarse a través del Registro Electrónico.