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Convocatoria para organizar la "Carrera popular kilómetros solidarios 2017"



1. Objeto

La presente convocatoria regula el procedimiento y requisitos por el que se regirá el Acuerdo de Colaboración entre el Ayuntamiento de Marbella y una entidad de carácter social debidamente registrada en el Registro Municipal de Participación Ciudadana del Excmo. Ayuntamiento de Marbella, sin ánimo de lucro, y que participen en el programa de Cooperación Social.
Y que resulte adjudicataria y autorizada (en adelante entidad organizadora) para la organización de la denominada Carrera Popular Kilómetros Solidarios que tiene prevista su celebración el Domingo 27 de Agosto de 2.017.


2. Definiciones

A los efectos de lo dispuesto en las presentes bases se entiende por entidad organizadora a aquella persona física o jurídica que adopta la iniciativa para la celebración del acto/evento, dispone y coordina los medios, propios o ajenos, para ello, asumiendo el papel de solicitante de la autorización administrativa y la responsabilidad derivada del acto.

3. Procedimiento:

Solicitud: Requisitos de los solicitantes.

3.1. Tener plena capacidad jurídica y de obrar (Se adjunta modelo a cumplimentar)
3.2. Reunir los requisitos específicos que, en su caso, exija la normativa aplicable.
3.3 Cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales así como el alta en la seguridad social de los trabajadores

Presentación:
• Lugar: La presentación de solicitudes (instancia general y documentación complementaria) deberá efectuarse, única y exclusivamente, en los registros oficiales del Ayuntamiento de Marbella.
• Plazo: 10 días hábiles, a partir de la publicación de en la página web del Ayuntamiento de Marbella: www.marbella.es/deportes partir del envío del email de Derechos Sociales a todas las asociaciones sin ánimo de lucro que estén inscrita en el Excmo. Ayuntamiento de Marbella y que participen en el programa de Cooperación Social.
• Horario: De 9:00 a 14:00 horas, de lunes a viernes (excepto festivos).

Recibida la solicitud y documentación preceptiva, se comprobará que ha sido presentada en tiempo y forma, reuniendo los requisitos previstos.

Aceptación de condiciones:
Con la presentación de la solicitud se presume la aceptación total e incondicionada de los requisitos y obligaciones que en las mismas se contienen.

En la selección para adjudicar la organización de la prueba entre las entidades solicitantes se tendrá en cuanta los siguientes aspectos:
- No haber sido designada en anteriores ediciones como beneficiaria de la organización de la Carrera Popular Kilómetros por una causa o Carrera Popular Kilómetros. Solidarios.
- Solvencia técnica de los proyectos a los que irán destinados los posibles beneficios económicos del evento deportivo.

La evaluación de las solicitudes será efectuada por una Comisión Técnica constituida al efecto e integrada por personal técnico perteneciente a los Servicios municipales que tengan competencia.

4. Condiciones para la organización del evento deportivo

La fecha de realización de la “Carrera Popular Solidaria Kilómetros Solidarios 2.017” será el Domingo, 24 de Agosto de 2.017 en la ciudad de Marbella y que se desarrollará de la siguiente forma:

Carrera Adultos: Inscripción 8 Euros.

10:00 h: Categoría Juvenil – Senior – Veteranos y Adaptada con distancia de 7 Kms. Recorrido a determinar.

Carreras infantiles: Inscripción 3 Euros.

Categorías Prebenjamines – Benjamines con distancia de 500 m. Horario de salida y recorrido a determinar.
Categorías Alevines – Infantiles con distancia 1 km. Horario y recorrido a determinar.
Categoría Cadetes con distancia 3 Kms. Horario y recorrido a determinar.
Categoría Adaptada con distancia, horario y recorrido a determinar.

Las Categorías Adaptada son las siguientes:
• Carrera 7 Km las categorías son:
o Intelectuales S-14 Competición Masculino y Femenino
o Físicos Masculinos y Femenino
o Visuales Masculinos y Femenino
o Bicicletas Adaptadas Masculino y Femenino
• Carrera 3 Km las categorías son:
o Intelectuales S-16 Adaptada Masculino y Femenino
o Físicos Masculinos y Femenino
o Visuales Masculinos y Femenino
o Bicicletas Adaptadas Masculino y Femenino

Todos los recorridos (circuito) serán competencia y a propuesta de la Delegación Municipal de Deportes debiendo contar con la aprobación, previa reunión, por el Área de Seguridad Ciudadana (Policía Local y Protección Civil).

4.1. POTESTADES DE LA ENTIDAD ORGANIZADORA.

Primera.- Captación de patrocinios colaboradores. Podrá desarrollar libremente, bajo su exclusiva responsabilidad, la labor de captación de patrocinios, donaciones, aportaciones de socios o colaboradores, para la obtención de los recursos materiales y económicos que permita financiar el evento. La publicidad de los patrocinadores en el recorrido (incluido la salida y la meta) deberá contar con el visto bueno de la Delegación Municipal de Deportes, así como deberán ser excluidos publicidad de cualquier producto prohibido por la normativa sectorial en eventos deportivos, como son el alcohol y el tabaco entre otros.
Segunda.- Venta de material promocional, siendo necesaria la presentación previa de características y tipo de material a la Delegación Municipal de Deportes antes de su venta, siempre que lo realicen el día de la prueba en la salida o la meta.
Tercera.- Los ingresos derivados de la inscripción, patrocinios, donaciones y aportaciones, colaboradores y explotación comercial corresponden en todo caso a la entidad adjudicataria.

4.2. OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD ORGANIZADORA.

Primera.- La entidad organizadora estará obligada a asumir el conjunto de acciones y actividades complementarias necesarias que garanticen la seguridad de los participantes.

Segunda.
- La entidad organizadora sufragará con sus propios recursos económicos y aportando los recursos humanos necesarios que garantice la realización y celebración de este evento. En cuanto a los siguientes servicios deberá disponer lo siguiente:
Cesión de espacios para Imagen y publicidad Institucional.
Se deberá proveer espacios físicos para publicidad estática en salida y meta para la imagen y publicidad de los entes municipales.
Dorsales: El material de los dorsales deberá ser de Tyvek o calidad similar, irrompible, impermeable y transpirable y que no absorba la humedad.

Medallas: Habrá medallas para los 3 primeros clasificados de cada categoría tanto masculina como femenina. 
Las medallas tienen que tener las siguientes medidas y material:
• Diámetro de la Medalla 7 Cm y el Material de Symak
• Las medallas tienen que estar una semana antes en la Delegacion de Deportes para la supervisión de las mismas.
Camisetas conmemorativas: Camisetas técnicas conmemorativas de la prueba para todos los participantes.

Tercera.- La entidad organizadora estará obligada a contratar una empresa especializada en la gestión de inscripciones on-line y de sistemas de cronometraje oficial incluyendo este servicio lo siguiente:
• Obtener el tiempo oficial y el real de cada atleta/participante.
• Ningún material utilizado en la salida o en la meta debe constituir un obstáculo significativo una barrera de progresión del atleta.
• El cronometraje debe ser con Chip, además de manual.
Reloj de cronometraje: Será necesario un reloj cronómetro con un display de 5 dígitos a doble cara para su utilización en meta.
Avituallamiento en km 5 y en zona de meta para los participantes inscritos:
• En el Km 5 el avituallamiento tiene que ser botellines de agua ( nunca vasos )
• En Meta el avituallamiento tiene que ser agua, bebida isotónica, fruta variada para todos los participantes

Cuarta.- La entidad organizadora deberá obtener los permisos licencias y autorizaciones de carácter no municipales necesarios para la realización de la prueba así como todos aquellos que sean necesarios para cualquier tipo de actividad comercial , en este caso cualquier gasto correrá a cargo de la entidad adjudicataria.

Quinta.- La entidad organizadora deberá designar un Director ejecutivo de la prueba para la buena marcha de las acciones, actividades de los trabajos y el comportamiento del personal, también debe hacer de enlace con los correspondientes servicios municipales y con la persona responsable de la entidad deportiva. Asimismo, la entidad adjudicataria del evento facilitará al Ayuntamiento de Marbella el organigrama de las personas de ésta con sus atribuciones para el correcto y buen devenir del evento, cualquier cambio al respecto deberá comunicarse a la Delegación Municipal de Deportes.

Sexta.- La entidad organizadora deberá mantener suscrita y acreditar con 20 días de antelación a la fecha de celebración de la prueba la contratación de las siguientes pólizas de seguros atendiendo a las obligaciones definidas en el Decreto de 1428/2003 de 21 de noviembre:
Acreditar documentalmente que tiene suscrito y vigente el contrato de Seguro de Responsabilidad Civil por un capital que cubra individualmente por cada siniestro los daños personales ocasionados a las personas asistentes con resultados de muerte e invalidez absoluta permanente, y nunca inferior a la cuantía mínima legalmente establecida detallada a continuación:
Cobertura mínima: 150.253,03 €
Tope acumulado: 1.202.024,21 €
Seguro de accidente de participantes, con las coberturas del seguro obligatorio deportivo regulado en el Real Decreto 849/1993, de 4 de junio.
Seguro para los voluntarios que colaboran con la organización del evento.

Séptima.- La entidad organizadora estará obligada a contratar los servicios médicos sanitarios en las siguientes condiciones:
Una ambulancia con médico hasta 750 participantes.
Para más de 750 participantes, dos médicos, dos socorrista y dos ambulancias de soporte vital avanzado, incrementado un médico y una ambulancia por cada fracción de 1.000 participantes

Octava.- La entidad organizadora deberá organizar y proveer un servicio de avituallamiento de meta para los participantes.

Novena.- La entidad organizadora se encargará de la gestión de las inscripciones para lo cual podrá contratar a una empresa especializada en la gestión de cobros asumiendo el pago de todos los gastos ocasionados por este servicio.

Decima.- El personal adscrito a la entidad organizadora, voluntariado o contratada, si fuere el caso, por ésta para los trabajos no tendrá ninguna relación laboral con el Excelentísimo Ayuntamiento de Marbella, ni con la Delegación Municipal de Deportes, dependiendo exclusivamente de la entidad adjudicataria, el cual tendrá todos los derechos y deberes inherentes a su calidad de entidad organizadora respecto a los mismos.
En general, la entidad organizadora responderá de cuantas obligaciones le vienen impuestas y las que pudieren devenir en caso de darse un carácter de empleador, así como del cumplimiento de cuantas normas regulan y desarrollan la relación laboral, a excepción del voluntariado, o de otro tipo existente entre aquél, o entre sus subcontratistas, y los trabajadores de uno y otro, sin que pueda repercutir contra el Excelentísimo Ayuntamiento de Marbella ni la Delegación Municipal de Deportes ninguna multa, sanción o cualquier tipo de responsabilidad por incumplimiento de alguna de ellas, pudieran imponerle los órganos competentes.

Decimoprimera.- La entidad organizadora se obliga a tratar los datos de carácter personal de la prueba conforme a la LOPD (Ley Orgánica 15/1999, 13 de diciembre de Protección de Datos Personales y Normas que la Desarrollen) y concomitantes.

4.3. OBLIGACIONES DEL AYUNTAMIENTO DE MARBELLA.
Primera.- Otorgar a la entidad organizadora protección adecuada para que pueda prestar el servicio debidamente.

Segunda.- Poner a disposición de la entidad organizadora los bienes e instalaciones de la forma convenida.

Tercera.- Realizar las tareas de control, seguimiento, supervisión y evaluación del desarrollo de la prueba.

Cuarta.- Dar el visto bueno en aspectos que así lo precisen en el ejercicio de sus competencias, como normativas, todos los elementos y soportes asociados a la imagen de la prueba en vía pública, servicio médico y de ambulancia, diseño de circuito de la prueba, plan de autoprotección, etc.

Quinta.- Gestionar los permisos municipales a excepción de aquellos que tengan un fin comercial.

Sexta.- Servicio de limpieza general de la vía pública.

Séptima.- Dispositivos de la Policía Local suficientes y de Protección Civil para proporcionar el correcto corte y reordenación del tráfico que permita el discurrir de la prueba en la vía publica en el circuito que quede aprobado en perfectas condiciones de seguridad para los participantes, siendo el único interlocutor a efectos oportunos. Asimismo, los dispositivos municipales aquí referidos tendrán en vigor sus correspondientes seguros de Responsabilidad Civil conforme al Decreto de 1428/2003 de 21 de Noviembre.

Octava.- Desarrollar un plan de emergencia y evacuación para el evento y adoptar cuantas medidas preventivas se consideren necesarias para evitar riesgos, en relación con el objeto del servicio.

Novena.- Establecer la estructura organizativa que estime oportuna para el desarrollo del evento y coordinada con la proyectada en la memoria técnica del evento y en el plan de autoprotección.

Décima.- El Ayuntamiento de Marbella facilitará los siguientes servicios necesarios para el desarrollo de prueba:

• 2 Equipos de Megafonía (Salida y Meta).
• Speeker para animación.
• Pódium
• Vallas de libro.
• Arco de Salida.
• Arco de Meta (Estructura)
• Cartelería
• Pancartas
• Banderolas
• Generador
• Tablón resultados
• Cinta de Balizar
• Conos para balizar el recorrido
• Trust y lona trasera para podium
• Alargadores para conexión eléctrica
• Carpas para el avituallamiento
• Bidones para enfriar bebidas y degustaciones.
• Mesas plegables
• Personal municipal del Servicio de operarios de la Delegación de Deportes para el Montaje y desmontaje del evento

Undécima.- El Ayuntamiento de Marbella pondrá a disposición todos los recursos materiales y humanos necesarios para el montaje-desmontaje de los circuitos establecidos, así como de la logística necesaria para el montaje –desmontaje de la zona de salida y meta.

La Delegación Municipal de Deportes podrá elaborar una memoria final de resultados contemplando tres apartados: Deportivos, económicos y sociales.